Подотчетные лица – кто это? Как учитываются взаиморасчеты с подотчетными лицами, как выдать деньги под отчет, как это оформить документально и какие проводки отразить в бухгалтерском учете? Ответы на эти вопросы вы найдете в статье ниже.
Кто такие подотчетные лица?
Это сотрудники предприятия, которым выданы денежные средства на произведение расходов, связанных с деятельностью предприятия. То есть деньги не могут быть выданы на личные цели, они должны быть потрачены только на нужды организации (хозяйственные нужды, служебная командировка и т.д.). Выдача денег подотчетным лицам должна быть правильно оформлена: документально и с помощью проводок.
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
Для учета денег, выданных под отчет, применяется счет 71, который так и называется «Расчеты с подотчетными лицами». Аналитический учет на сч.71 может вестись по каждому отдельному подотчетному лицу.
71 счет бухгалтерского учета – активно-пассивный, а это значит, что для него одновременно выполняются правила, действующие для активных счетов и для пассивных. Что это за правила – читайте
Деньги под отчет могут выдаваться только работникам предприятия, причем должен быть зафиксирован перечень этих работников в приказе. Приказ о подотчетных лицах утверждается руководителем. В дальнейшем можно будет выдавать деньги только лицам, указанном в этом приказе.
Документальное оформление выдачи денег подотчет
Деньги выдаются подотчетному лицу на основании его заявления, в котором указывается нужная сумма и срок, на который она должна быть выдана. Руководитель организации визирует это заявление, работник с заявлением идет в кассу организации для получения денег.
Выдача денег подотчет выполняется на основании расходного кассового ордера. Если за данным подотчетным лицом не числится задолженность по предыдущим выданным суммам, и он включен в приказ о подотчетных лицах, то из кассы выдается необходимая наличная сумма.
В бухгалтерском учете выдача денег под отчет оформляется с помощью проводки Д71 К50.
Сумма может быть выдана любая, в российском законодательстве ограничений нет. Но нужно помнить, что передача подотчетных денег от одного лица другому запрещена.
Кроме того, что работник может получить денежные средства наличными из кассы, он может также получить их и на свой расчетный счет в банке. Это особенно удобно, если работник находится в командировке. Если деньги выдаются безналичными средствами, то отражается проводка Д71 К51.
Работник, получивший сумму подотчет, должен в дальнейшем отчитаться о потраченных средствах: на что потрачены и в каком размере. Кроме того, он должен предоставить документы, подтверждающие произведенные расходы.
В течение трех дней после окончания срока, указанного в заявлении работника, подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет, оформленный по форме АО-1. Авансовый отчет отражает, на какие цели потрачены полученные средства, каков размер потраченной подотчетным лицом суммы. Сдавая авансовый отчет в бухгалтерию, работник также должен приложить подтверждающие документы.
Если подотчетное лицо потратило полученную сумму не в полном размере, и у него остались деньги, то их необходимо вернуть в кассу предприятия, при этом оформляется проводка Д50 К71 и заполняется документ – приходный кассовый ордер.
Если же расходы работника превысили полученную сумму, то перерасход должен быть выдан работнику из кассы на основании расходного кассового ордера, при этом отражается проводка Д71 К50.
Получив от подотчетного лица авансовый отчет с указанием целей, на которые потрачен аванс, бухгалтер должен произвести необходимые проводки для того, чтобы списать с подотчетного лица числящуюся за ним задолженность по дебету сч.71.
В зависимости от вида затрат, кредит сч.71 корреспондирует с дебетом соответствующих счетов.
Если аванс потрачен на приобретение материальных ценностей, то выполняется проводка Д10 К71 или Д15 К71.
Если подотчетная сумма потрачена на командировку, то проводка Д20 (23) К71 для производственных предприятий, или Д44 К71 – для торговых.
Если аванс потрачен на приобретение основных средств, то проводка Д08 К71.
Если аванс потрачен на покупку товаров, то проводка Д41 К71.
Если в установленный срок работник не предоставил авансовый отчет и не вернул деньги, то они списываются с кредита сч.71 в дебет сч.94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (проводка Д94 К71).
Если всю сумму можно удержать из зарплаты подотчетного лица, то выполняется проводка Д70 К94. Если нет – то задолженность списывается в дебет сч.73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», далее можно удерживать из зарплаты работника сумму частями каждый месяц (проводки Д70 К73).
Проводки по счету 71:
| Дебет | Кредит | Наименование операции |
| 71 | 50 (51) | Выданы работнику деньги в подотчет |
| 10, 15 | 71 | Приняты к учету материальные ценности, приобретенные на подотчетные деньги |
| 41 | 71 | Приняты к учету товары, приобретенные на подотчетные деньги |
| 20, 23 (44) | 71 | Списаны командировочные расходы на себестоимость продукции (в расходы на продажу) |
| 50 | 71 | Подотчетным лицом возвращена неистраченная сумма в кассу предприятия |
| 94 | 71 | Списана невозвращенная в установленный срок подотчетным лицом сумма аванса |
| 73 | 94 | Отражена сумма задолженности работника перед организацией по невозвращенному остатку подотчетной суммы |
| 70 | 73 | Удержан из зарплаты работника невозвращенный остаток подотчетной суммы |
Расчеты с подотчетными лицами означают расчеты между организацией и ее работниками, обусловленные авансовой выдачей им наличных денежных средств на оплату хозяйственных, командировочных и других расходов.
Выдача авансовых сумм денежных средств конкретному работнику организации, напомним, возможна только при условии полного его отчета по ранее полученным авансам. Кроме того, не разрешается передача подотчетных сумм одним работником другому. Денежные средства, предназначенные для оплаты хозяйственных и командировочных расходов, организация, как правило, получает с расчетного счета в кассу для выдачи их подотчетным лицам. Организации, имеющие постоянную денежную выручку за реализованные товары, имеют право использовать наличные денежные средства на хозяйственные и другие расходы в пределах лимитов, установленных кредитной организацией.
Учет таких расчетов ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Данный счет является активно-пассивным, поскольку по окончании учетного периода возможны остатки как неиспользованных подотчетных сумм, так и не возмещенных организацией расходов по представленным авансовым отчетам.
Бухгалтерский учет
Сумма денежных средств, выданная работникам организации под отчет, отражается бухгалтерской записью:
дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», кредит счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках».
Целевое расходование этих денежных средств оформляется авансовым отчетом - сводным документом, в котором дается весь перечень и суммы произведенных расходов на основании прилагаемых к нему документов.
В качестве первичных оправдательных документов, подтверждающих целесообразность использования подотчетных средств, принимаются товарные чеки, накладные, кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, счета, счета-фактуры, транспортные документы, акты закупки материальных ценностей у физических лиц и др.
Следует отметить, что только надлежаще оформленный авансовый отчет является основанием для отражения в учете операций по расчетам с подотчетными лицами в том отчетном периоде, в котором данные операции имели место, т.е. исходя из даты утверждения авансового отчета руководителем организации.
Кроме учетного аспекта проверки авансовых отчетов по существу произведенных подотчетными лицами расходов, организация должна рассмотреть содержание данного документа исходя из действующих норм налогового законодательства. Ограничения в расчетах наличными денежными средствами между юридическими лицами применимы к аналогичным расчетам, осуществляемым через подотчетных лиц. Иными словами, нарушением действующего порядка наличного денежного обращения считаются факты прямого взноса денежных средств, полученных под отчет работником одной организации, на расчетный счет другой организации-контрагента. В таких случаях к организации-нарушителю применяются штрафные санкции в двукратном размере от суммы, внесенной на расчетный счет.
Более того, организации, принимая авансовые отчеты от подотчетных лиц, должны фиксировать срок их представления, поскольку их необходимо представить в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки. Необходимость сведений о сроках представления авансовых отчетов объясняется действующим порядком включения материальной выгоды в налогооблагаемый доход
физических лиц. Материальная выгода от использования работником денежных средств организации может быть получена в случаях несвоевременного возврата неизрасходованных подотчетных сумм или необоснованного их получения. При этом для целей налогообложения следует определить, сколько дней подотчетные суммы использовались не по назначению. Для этого сопоставляются установленная и фактическая даты отчета о расходовании подотчетных сумм. Выявленная материальная выгода рассматривается как доход работника организации, который облагается налогом на доходы физических лиц в размере 13%. В состав дохода включается также превышение размера суточных против установленных норм и оплата расходов, не соответствующих характеру производственного задания.
Подотчетные суммы, как отмечалось выше, выдаются не только на приобретение материально-производственных запасов, оплату услуг и работ, но и на оплату командировочных расходов. В этой связи рассмотрим действующий порядок расчета командировочных расходов в соответствии с установленными нормами их возмещения. Нормативными актами регламентируется состав командировочных расходов, компенсируемых организацией. Так, в составе таких расходов предусматриваются оплата найма жилого помещения; оплата суточных; расходы по проезду к месту командировки и обратно; затраты за пользование постельными принадлежностями.
Командировочные расходы, связанные с производственной деятельностью, считаются признанными расходами по обычным видам деятельности и включаются в себестоимость продукции. Вместе с тем организации необходимы сведения об оплате командировочных расходов, превышающих установленные нормы, с целью последующей корректировки налогооблагаемой прибыли. Такая информация обеспечивается при отражении командировочных расходов на счетах учета затрат в разрезе субсчетов «Затраты в пределах утвержденных норм» и «Затраты сверх установленных норм».
Возврат неиспользованных подотчетных сумм отражается на основании приходного кассового ордера бухгалтерской записью:
дебет счета 50 «Касса»,
кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
В случаях, когда подотчетные лица не возвращают полученные ранее авансовые суммы либо не представляют авансовый отчет об израсходованных подотчетных суммах, списание таких сумм отражается бухгалтерской записью:
Бухгалтерский учет
дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
При удержании из заработной платы полученной ранее подотчетной суммы или суммы, по которой не представлен авансовый отчет, производится запись:
дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
При условии невозможности взыскания остатка неизрасходованных подотчетных сумм из заработной платы - запись:
дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
По истечении срока исковой давности сумма невозмещенного материального ущерба списывается на убытки организации бухгалтерской записью:
дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы»,
кредит счета 73, субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».
Использование подотчетных сумм в бухгалтерском учете отражается по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внеоборотные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 41 «Товары» и др.
Аналитический учет расчетов с подопечными лицами ведется по каждому подотчетному лицу с отражением суммы образования задолженности по полученному из кассы организации авансу, а также суммы списания данной задолженности по мере представления авансового отчета и отнесения этих расходов на счета затрат или материально-производственных запасов в зависимости от назначения и характера использования подотчетных сумм.
12.7. Учет расчетов с персоналом по прочим операциям
Кроме расчетов по оплате труда с депонентами и подотчетными лицами, с работниками предприятия могут быть и другие виды расчетов. Наиболее часто возникают расчеты в связи с покупкой
Глава XII. Учет расчетных операций
товаров в кредит, получением ссуд на индивидуальное жилищное и кооперативное строительство, обзаведение домашним хозяйством, по возмещению материального ущерба. Для их учета применяется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», к которому могут быть открыты субсчета: 73-1 «Расчеты по предоставленным займам», 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», 73-3 «Расчеты за товары, проданные в кредит» и др.
На субсчете 73-1 «Расчеты по предоставленным займам» отражаются расчеты с работниками организации по предоставленным им займам (например, на индивидуальное и кооперативное жилищное строительство, приобретение или строительство садовых домиков и благоустройство садовых участков, обзаведение домашним хозяйством и др.). По дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» отражается сумма предоставленного работнику организации займа в корреспонденции со счетом 50 «Касса» или 51 «Расчетные счета». На сумму платежей, поступивших от работника-заемщика, счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» кредитуется в корреспонденции со счетами 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (в зависимости от принятого порядка платежа).
На субсчете 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» учитываются расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач или хищений денежных и товарно-материальных ценностей, брака, а также по возмещению других видов ущерба.
В дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц, относятся с кредита счетов 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и 98 «Доходы будущих периодов» (за недостающие товарно-материальные ценности), 28 «Брак в производстве» (за потери от брака продукции) и др.
По кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» записи производятся в корреспонденции со счетами:
учета денежных средств - на суммы внесенных платежей;
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - на суммы удержаний из сумм по оплате труда;
94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - на суммы списанных недостач при отказе во взыскании из-за необоснованности иска.
Бухгалтерский учет
На субсчете 73-3 «Расчеты за товары, проданные в кредит» учитывают расчеты с персоналом организации по приобретенным ими в кредит товарам.
Операция по оформлению кредита работнику отражается по дебету счета 73-3 «Расчеты за товары, проданные в кредит» и кредиту счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» или счета 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам».
Удержания из заработной платы работников в погашение задолженности по кредитам учитывают по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» и кредиту счета 73-3 «Расчеты за товары, проданные в кредит». При погашении задолженности по кредитам дебетуют счета 66 или 67 и кредитуют счет 51 «Расчетные счета».
Аналитический учет по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» ведется по каждому работнику организации
В ряде случаев расходование наличных денег осуществляется подотчетными лицами , которые получают деньги из под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.
Так, суммы командировочных расходов включают в (работ, услуг). В течение трех дней после возвращения из командировки подотчетное лицо обязано отчитаться за полученные и израсходованные суммы. Составляется авансовый отчет с приложением оправдательных документов (билетов на проезд, счетов на проживание в гостинице и др.). Авансовый отчет утверждается руководителем организации. Неиспользованный остаток подотчетных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру. Перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру. Если подотчетное лицо не представило авансовый отчет либо не возвратило в кассу неиспользованного остатка подотчетных сумм, то из начисленной заработной платы эта сумма удерживается.
Учет подотчетных сумм ведется на активном счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами" . Дебетовое сальдо этого счета означает сумму задолженности подотчетных лиц организации. Дебетовый оборот означает выданные под отчет суммы, либо возмещение перерасхода. Кредитовый оборот показывает величину сумм, использованных в соответствии с авансовыми отчетами, а также не использованных и сданных в кассу сумм.
Учет всех подотчетных сумм ведется в журнале-ордере, где отражаются записи по кредиту счета 71 в корреспонденции с дебетом соответствующих счетов. Основанием для заполнения этого учетного регистра являются расходные и приходные кассовые ордера, а также авансовые отчеты. Последние должны быть проверены арифметически и по существу, т. е. должна быть установлена необходимость и целесообразность расходов. При обработке авансового отчета бухгалтер проставляет на нем и на приложенных к нему документах корреспондирующие счета в соответствии с направлениями расходов.
По дебету активного счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" отражаются следующие операции
Выдача из кассы подотчетных сумм оформляется проводками:
- кредит счета 50 "Касса".
Аналогичным образом отражается выдача сумм в возмещение перерасхода.
Перевод денежных средств по месту нахождения подотчетного лица отражается записью:- дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами",
- кредит счета 51 "Расчетные счета".
По кредиту счета 71 показывается главным образом списание выданных подотчетных сумм
Так, например, списание командировочных расходов оформляется записью:- дебет счета 20 "Основное производство",
- дебет счета 26 "Общехозяйственные расходы",
Аналогичным образом отражается списание подотчетных сумм, использованных на производственные нужды.
Если подотчетные суммы использованы на покрытие расходов по отгрузке и реализации продукции:- дебет счета 44 "Расходы на продажу",
- кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
- дебет счета 07 "Оборудование к установке",
- дебет счета 10 "Материалы",
- дебет счета 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей",
- дебет счета 41 "Товары",
- кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
- дебет счета 50 "Касса",
- кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
- дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей",
- кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
- дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда",
- кредит счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".
Каждое учреждение регулярно сталкивается с вопросом о проведении бухучета расчетов с подотчетными лицами. При этом некоторые правила расчетов периодически изменяются.
Поэтому возникает необходимость разобраться, что входит в обязанности бухгалтера, нужно ли заключать договор с подотчетным лицом и как быть, если подотчетное лицо приобрело материалы за свой счет.
Общие моменты
Субъекты хозяйственной деятельности часто сталкиваются с необходимостью оплаты товаров наличными деньгами.
В некоторых случаях это позволяет существенно сократить сроки исполнения обязательств по .
Расчеты наличными средствами предприятия также осуществляют через подотчетных лиц, например, при погашении задолженности перед бюджетом. Расчеты с подотчетными лицами относятся к категории кассовых операций.
Подобная практика присуща каждой организации. Выдача денег через кассу предприятия обычно происходит при выплате заработной платы или во время .
Наличные деньги являются достаточно привлекательным финансовым инструментом при проведении расчетов за товары или услуги.
Однако чтобы исключить злоупотребления правительство установило определенные ограничения для юридических лиц. Международная практика содержит похожие стандарты бухучета.
Порядок выдачи денег подотчетным работникам предусматривает следующее:
- Наличие письменного распоряжения директора предприятия.
- Список лиц, которые могут получать деньги.
- Размер подотчетной суммы.
- Сроки возврата денег.
- Сроки подачи отчета о расходовании средств.
- Соблюдение процедуры выдачи подотчетных денег лицам, отображенным в распоряжении.
- Соблюдение процедуры выдачи средств лицам, которые отчитались по авансовым платежам.
- Предупреждение о запрете на передачу подотчетных денег между сотрудниками.
Отдельно стоит сказать, что документальное отображение операций является неотъемлемой частью хозяйственной деятельности каждого предприятия.
При этом каждая операция должна сопровождаться оправдательным документом. На основании первичных документов впоследствии формируется бухгалтерский учет.
Если говорить о расчетах с подотчетными лицами, то обычно организации создают отдельный участок учета.
На небольших предприятиях обязанность по ведению первичного учета операций может быть возложена на бухгалтера, который осуществляет учет денежных расчетов.
Основные понятия
Ниже будут рассмотрено несколько базовых определений, которые встречаются в бухучете:
| Бухгалтерский учет | Это непрерывная фиксация и анализ данных, которые позволяют получить необходимую информацию о состоянии имущества, обязательств и активов предприятия. Сюда также относятся любые изменения, возникающие в ходе хозяйственной деятельности организации |
| Подотчетные лица | Должностные лица, которые обязаны представить письменный отчет о том, как ими были использованы выданные средства |
| Учет расчетов | Документальное отображение операций по расчетам с контрагентами |
| Синтетический учет | Учет итоговых сведений бухучета о разновидности имущества, обязательствах предприятия и хозяйственных операциях, который создается на основании конкретных экономических признаков |
| Счет 71 | Служит для отображения суммы задолженности перед предприятием. На этом счету также указывается сумма невозмещённого перерасхода |
| Аудитор | Физическое лицо, которое занимается проверкой финансово-хозяйственной деятельности предприятия |
Кто осуществляет расчет
Выдачу подотчетных сумм осуществляет кассир на основании . При этом кассовые документы должны быть заверены директором и главным бухгалтером учреждения.
При выдаче подотчетных средств организация должна придерживаться . Наличные деньги выдаются из кассы предприятия на основании .
Что касается составления кассового документа, а также его последующей регистрации в , то этим занимается сотрудник, который отвечает за ведение подобных операций.
И только после этого документ передается кассиру для исполнения. Получателю подотчетных сумм документ на руки не выдается.
Такой порядок исключает внесение ошибочной информации в расходный документ. В результате чего кассир не понесет материальную ответственность за чужие ошибки.
Нормативное регулирование
Базовым нормативным документом, регулирующим трудовые правоотношения, является ТК РФ. Бухучет хозяйственных операций предприятия осуществляется на основании .
Для органов государственной власти разработан Единый план счетов бухучета (). Инструкция по его применению утверждена .
При осуществлении кассовых операций организациям и предпринимателям необходимо учитывать .
Порядок осуществления наличных расчетов утвержден Указанием Центробанка №3073-У.
В бюджетных учреждениях расчеты с подотчетными сотрудниками могут производиться на основании положений:
При этом выдача наличных денег может происходить путем их перечисления на банковскую карту работника. Для этого в положении о выдаче денег должна быть соответствующая оговорка.
Степень детализации разновидности выплат в локальном документе предприятие определяет самостоятельно. Аналогичная правовая позиция изложена в .
Выдача денег под отчет производится исключительно по распоряжению директора предприятия. Основанием для перечисления средств является .
Закон не предусматривает ограничений по сумме выплат. Но, если подотчетное лицо приобретает товары в интересах учреждения, то при расчете наличными деньгами нужно придерживаться лимитов, установленных для юридических лиц.
В рамках одного соглашения сумма платежа не должна превышать 100 тыс. руб. ().
На закупку продукции у одного поставщика установлены определенные ограничения. Закон также вводит годовой лимит на совокупную сумму закупок.
Поэтому предприятие должно контролировать на протяжении календарного года размер отчислений. Для этого нужно утвердить документ, определяющий порядок закупок через подотчетных работников.
В документе необходимо указать ответственное лицо, которое будет следить за тем, чтобы не был превышен лимит. Обычно для этой цели привлекают специалиста по закупкам.
После утверждения кандидатуры подотчетные сотрудники должны будут согласовывать заявления о выдаче денег на производственные нужды.
Авансирование допускается только при условии, что подотчетное лицо не имеет задолженности по деньгам, по которым пришло время для подачи авансового отчета (п.214 приказа Минфина №157).
Форма документа утверждена . Если сотрудник не отчитался в срок, то деньги ему не выдаются.
Следовательно, перед тем как выдать заявленную сумму денег бухгалтер должен проверить, чтобы не было дебиторской задолженности.
Если задолженность есть, тогда нужно проверить сроки предоставления отчета. Аванс выдается подотчетному работнику, если указанные сроки не истекли.
После их истечения подотчетный сотрудник обязан представить об использовании денег и документы, подтверждающие то, что полученные деньги оприходованы на приобретенные материалы.
Для этого сотруднику отводится 3-дневный срок. Проверка отчета проводится в срок, установленный директором в соответствующем распоряжении.
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
Перечень лиц имеющих возможность получать деньги под отчет определяется нормативной документацией или внутренними локальными актами предприятия.
Выдача денег должна сопровождаться , с отображением следующих данных:
- цель расхода;
- сроки;
- сумма аванса.
Расходный кассовый ордер должен быть зарегистрирован в журнале регистрации. Авансовый отчет служит письменным доказательством целевого применения выданных денег.
На его основании происходит списание средств. О том, как делаются проводки об израсходованных подотчетным лицом на производственные цели деньгах, будет сказано ниже.
Основные проводки
Проводки при выдаче аванса работнику коммерческого предприятия на командировочные издержки делаются так:
Отчет должен сопровождаться документами, подтверждающими понесенные издержки и то, что материалы поступили на предприятие.
По подотчетным суммам организация делает такие записи:
Сумма денег своевременно не возвращенная работником отображается так:
Удержание обозначенных сумм фиксируется так:
Бухгалтерские проводки при выдаче денег учреждения подотчетному работнику делаются так:
| Дт 0 208XX 560 | Наращивание дебиторской задолженности |
| Кт 0 20134 610 | Выданы деньги из кассы предприятия |
| Кт 0 20135 610 | Выбытие финансовой документации из кассы |
| Кт 0 20111 610 | Списание денег со счета в казначействе |
| Кт 0 20121 610 | Выбытие денег в банк |
| Кт 1 30405 XXX | Расчеты по платежам из бюджета с фин. органом |
Увеличение дебиторки ответственного сотрудника происходит по факту оплаты им определенного товара через банковскую карту.
Поэтому бухгалтер должен контролировать расходные операции, чтобы вовремя отражать задолженность и обязательства организации.
При выполнении обязанностей необходимо руководствоваться должностной инструкцией бухгалтера.
Проводки при переводе денег на карту предприятия в течение одного операционного дня отражаются так:
Если зачисление денег на карту предприятия произошло на другой операционный день, тогда проводки делаются так.
Первая:
Вторая:
Если сотрудник снял поступившие на карту подотчетные деньги или оплатил ими товары, то проводка делается так:
После утверждения директором предприятия отчета записи делаются так:
При возврате денег запись делается так:
Как видно, не только выдача денежных средств отражается записью, но, и возврат подотчетных сумм.
Отражение в балансе (актив или пассив)
Расчеты с получателями подотчетных сумм отображаются на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными работниками».
Если подотчетный работник потратил свои деньги, то они возмещаются предприятием, при условии, что сотрудник предоставит подтверждающие документы.
Проверка расчетов
Для проведения проверки расчетов предприятие может привлечь аудитора. Проверке подвергаются следующие документы:
- Авансовые отчеты.
- Журналы регистрации.
- Список лиц, имеющих право получать подотчетные суммы.
- Сметы представительских издержек.
- Заявления о выдаче денег.
- Оправдательные документы.
Результатом проверки является аудиторское заключение. Этот документ имеет юридическую значимость для всех субъектов хозяйственной деятельности и государственных органов.
Так как они отвечают только за умышленное причинение вреда, включая ущерб, нанесенный в состоянии алкогольного опьянения. Поэтому такой категории работников подотчетные суммы не выдаются.
Какие могут возникнуть проблемы при инвентаризации?
Проверка состояния расчетов является частью инвентаризации, которая проводится накануне составления годовой отчетности ().
При описи могут возникнуть следующие проблемы:
- Расхождения между фактическим имуществом и данными бухучета.
- Невыплаченные суммы по оплате труда.
- Необоснованная кредиторская или дебиторская задолженность.
- Отсутствие приказа о подотчетных лицах, имеющих право получать деньги.
- Несоответствие перечня лиц, которые могут получать подотчетные суммы фактическим данным.
- Отсутствие авансовых отчетов по суммам, по которым истек срок подачи отчета.
- Недостача оправдательных документов и др.
Как быть, если выдан аккредитив
Под аккредитивом подразумевается условное денежное обязательство банка, которое выдается по поручению клиента в интересах его контрагента.
На основании этого поручения кредитная организация должна будет произвести платеж поставщику. Основанием для перечисления денег являются документы, предусмотренные аккредитивом.
Если аккредитив открывает бюджетное учреждение, то его размер не должен превышать лимит соответствующего бюджетного финансирования. Проводки делаются следующим образом:
При предоставлении фальшивых документов
Первичные финансовые документы должны быть составлены в соответствии с требованиями российского законодательства.
Обязательные реквизиты:
- наименование документа;
- код формы;
- дата составления;
- название организации, выдавшей документ;
- суть операции;
- наименование должностей лиц, которые ответственны за проведение операции;
- подпись уполномоченного сотрудника.
При отсутствии подписи главбуха документ считается недействительным и не должен приниматься к исполнению. Что касается подложных документов, то за их предоставление законом предусмотрена уголовная ответственность.
Подбивая итог обзора учета расчетов с подотчетными лицами нужно выделить несколько ключевых моментов. Получать подотчетные суммы могут материально ответственные работники предприятия.
Выдача денег осуществляется на основании приказа руководителя организации. Наличные деньги выдаются на основании расходного кассового ордера.
Денежные средства должны быть израсходованы исключительно на цели, предусмотренные служебной запиской.
Подотчетные лица – работники предприятия, получающие денежные авансы на осуществление хозяйственных расходов и на затраты по случаю командировок. Порядок ведения кассовых операций определяет порядок выдачи денег под отчет. Выдача производится при наличии кассы и без кассы, выдается чек из кассы банка.
Подотчетные суммы на хозяйственные расходы выдаются в размере 2-дневной потребности не более, чем на 3 дня. Если вне места нахождения предприятия – в размере 10-дневной потребности до 15 дней. На служебные командировки: на стоимость проезда туда и обратно, суточные и расходы по найму жилого помещения.
В случае если командировочный работник временно нетрудоспособен, то ему возмещается наем жилого помещения, кроме тех случаев, когда работник был в стационаре, и выплачиваются суточные за все время, пока он не мог продолжить поручение и вернуться, но не свыше 2 месяцев.
Временная нетрудоспособность и невозможность вернуться должны быть установлены документально. В срок командировки не включаются дни временной нетрудоспособности. Работнику возмещаются услуги по предварительной покупке билетов, пользование постелью, страховой сбор, расходы по бронированию жилого помещения, по пользованию транспортом общего пользования (кроме такси), если они находятся вне пункта назначения только на основании документов.
Днем выезда является день отправления транспортного средства из места постоянной работы, а днем приезда считается день приезда транспортного средства к месту работы. При отправлении в место до 24 ч является текущий день, после 0 ч – последующие сутки.
Если место назначения находится за чертой города, учитывается время приезда до станции. Режим работы и отдыха определяется предприятием, командировавшим его. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни не предоставляются. Если работник выезжает в командировку по распоряжению администрации в выходной день, то ему в установленном порядке предоставляется другой день отдыха.
Полученные авансы разрешается использовать подотчетным лицам только на те цели, на которые они выданы. В течение 30 дней после возвращения из командировки подотчетные лица обязаны представить авансовый отчет об израсходованных суммах.
Расчеты с подотчетными лицами учитываются на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Выдача наличных денежных средств выдается подотчетному лицу на основании служебной записки, в которой должны быть указаны: цель расхода, сроки и необходимая для этого сумма. Служебную записку должен подписать руководитель предприятия, и только после этого бухгалтер может выписать расходный кассовый ордер на данную сумму, а кассир – выдать подотчетную сумму.
Подотчетное лицо в установленный срок должно представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с подтверждающими документами (товарные чеки) о факте приобретения предметов для административно-хозяйственных нужд. Остаток неиспользованной суммы подотчетное лицо возвращает в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру.
Руководитель предприятия может отправить подотчетное лицо в служебную командировку (например, в поездку на определенный срок в другой регион или город для выполнения каких-либо поручений руководителя).
При направлении подотчетного лица в служебную командировку в пределах Российской Федерации в бухгалтерии предприятия оформляется командировочное удостоверение, которое должно содержать следующие необходимые реквизиты:
1) фамилия, имя, отчество подотчетного лица;
2) пункт назначения командировки;
3) наименование предприятия, куда командируется подотчетное лицо;
4) цель командировки;
5) срок командировки.
Командировочное удостоверение должно быть подписано руководителем предприятия. Действующее законодательство предусматривает следующие гарантии и компенсационные выплаты при командировках:
1) сохранение за командированным работником в течение всего времени командировки места работы (должности) и среднего заработка;
2) оплату суточных за время нахождения в командировке;
3) оплату расходов по проезду к месту назначения и обратно;
4) оплату расходов по найму жилого помещения. В бухгалтерском учете операции с подотчетными лицами отражаются следующими проводками:
1) выдан аванс на командировочные расходы:
Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Кредит счета 50 «Касса»;
2) отражены расходы по найму жилого помещения (без учета НДС):
Дебет счета 44 «Расходы на продажу», Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
3) учтена сумма НДС, уплаченная за найм жилого помещения:
Дебет счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»,
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
4) возврат неиспользованной суммы в кассу от подотчетного лица:
Дебет счета 50 «Касса»,
К авансовому отчету прилагаются оформленные документы, подтверждающие расход подотчетных сумм, по командировкам прилагается оформленное командировочное удостоверение и т. д.
В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются и определяются суммы, подлежащие утверждению руководством предприятия.
На суммы, выданные под отчет, делается запись:
На израсходованные суммы, принятые и утвержденные по авансовым отчетам, делаются записи:
Дебет счетов 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 10 «Материалы»,
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Неизрасходованные суммы возвращаются в кассу предприятия:
Дебет счета 50 «Касса», Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
При заграничных командировках выдача аванса в валюте в учете отражается так:
Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Кредит счета 50 «Касса».
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, списываются следующим образом: Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Если эти суммы могут быть удержаны из зарплаты, то делается запись:
Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Если они не могут быть удержаны:
Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»,
Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Аналитический учет ведется по каждой авансовой выдаче. Выдача новых авансов может быть только при полном отчете по предыдущему авансу. Передача аванса другому лицу не допускается.